When planning for business continuity,
remember Noah started building the ark before it began to rain.

Bij een crisis verandert de wereld in chaos. De vertrouwde omgeving die we denken te kennen, verandert direct in een vreemde en mogelijk vijandige
wereld. Het is ’ieder voor zich’. Het model van hoe de dagelijkse praktijk werkt, de business as usual, functioneert niet meer. Routines, gewoontes en procedures zijn er eenvoudig niet meer. Als daardoor communicatielijnen veranderen maakt hiërarchie uit bittere noodzaak plaats voor kennis en inzicht en is samenwerking essentieel.

Business Continuity Management (BCM) heeft tot doel de continuïteit van het bedrijfsproces en het voortbestaan van de organisatie te waarborgen. Het biedt een Stelsel van Maatregelen om de kritische bedrijfsprocessen van een organisatie onder crisisomstandigheden voort te zetten en het kapitaal van die organisatie, waaronder de reputatie, te beschermen.

Het product van Business Continuity Management bestaat uit werkbare en toepasbare maatregelen, welke zowel preventief als repressief werkzaam
zijn. In preventieve zin hebben maatregelen tot doel te voorkómen dat zich situaties voordoen die de continuïteit van de organisatie kunnen aantasten. En indien een risico manifest is geworden, zorgen repressieve maatregelen ervoor dat de gevolgschade beperkt blijft tot een acceptabel niveau.

BCM gaat de gehele organisatie aan. De prestatie van een organisatie wordt immers gevormd door de som van alle bedrijfsprocessen. Het geheel aan activiteiten van het BCM proces gaat dan ook over alle bedrijfsprocessen heen en de activiteiten die op het garanderen van continuïteit zijn gericht, vinden organisatiebreed plaats. Wellicht zijn er binnen de organisatie al versnipperd een groot aantal activiteiten op het gebied van BCM aanwezig. De waarde hiervan is echter relatief. Zolang activiteiten gefragmenteerd plaatsvinden en niet zijn geïntegreerd, door gebrek aan coördinatie, afstemming en business alignment, wordt er aan het primaire en beoogde doel van die activiteiten voorbijgegaan en gaat het beoogde effect daarvan volledig teniet.

BCM is voor iédere organisatie essentieel. Er is geen organisatie zonder achilleshiel en dus is iedere organisatie kwetsbaar voor bedreigingen. Als die achilleshiel van een organisatie wordt geraakt, is er altijd sprake van een crisis. Een crisis kan echter ook een minder uitgesproken verschijningsvorm kennen. Als ergens ‘rook’ wordt geconstateerd, kunnen de media daar ’vuur’ van maken; zelfs als de rook al is opgetrokken. Als de achilleshiel wordt geraakt, maakt de beheersbare, veilige en voorspelbare wereld plaats voor machteloosheid en angst. Deze belevenis gaat de verwerkingscapaciteit van (het management in) de business as usual te boven. Maar de scope van BCM gaat verder dan het overleven van een calamiteit. De inspanning die wordt geleverd om in detail naar de organisatie te kijken, levert voordelen op uit onverwachte hoek. Zo bieden preventieve maatregelen die de organisatie treft na het uitvoeren van een risico inventarisatie, veelal maximaal rendement met een minimum aan investering.

Het zijn kleine aanpassingen met een verbluffend rendement. Bovendien kan BCM een bijdrage leveren aan verbeteringen in kritische bedrijfsactiviteiten en -processen door het inzichtelijk maken van knelpunten daarbinnen. Wanneer moet worden beschouwd hoe een activiteit na een calamiteit doorgang kan vinden, kan blijken dat de dagelijkse uitvoering van die activiteit zo onlogisch is, dat dit ondoenbaar is. ‘Process improvement’ is dan een randvoorwaardelijke en kritische succesfactor om de continuïteit binnen dat proces mogelijk te maken.